请教A大，遇到这样的情况该如何处理

A大!我和我lp 1月底在上海美领馆携签J1+J2，当时VO在CCD中没有查到我们的SEVIS ID，当时VO和我们当面讲说只需要美国那边更新我们的SEVIS ID，然后把最新的2019表寄给我们，我们再寄给美领馆即可，不需要再次过去面签。
但是VO给了我们一张黄色的纸，上面注明我们需要带着身份证和所需补充材料到美领馆去。
我们现在很迷惑，到底该怎么做。
另外，如果我们把最新的2019表寄给美领馆，我们通过什么途径可以了解到美领馆已经收到，我们的材料是否正确有效，并且已经开始审核。
万分紧急并致感谢！