菜鸟求建议

公司打算去纽约参展,如下打算,请各位达人给建议:
我和老婆是公司在册人员,2人用会展提供的免费邀请函。
朋友和他女儿是其他公司的,2人用其他的邀请函 (会展公司说一份要1500?)
到美国以后,我跟朋友去参展4天。我老婆和他女儿参加当地的旅游团。等参展结束以后再一起玩玩。会展公司应该有安排。
总行程大约10天。
本来只有我跟朋友两个人。但考虑到公司在册人员可以有每人近1万的政府费用补贴(限2人),决定带老婆去可以多享受补贴。
我跟老婆没有出国经历。我朋友有多次去日本的经历。
这种情况签证的时候需要注意什么?我跟朋友是必须要去的(缺一个就无法成行了,因为一个懂贸易,一个懂生产),其他2人可以签不过。
旅游方面有什么建议?我的打算靠谱吗?
一头雾水,请达人指点迷津!!!
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